Falencias formales no esenciales no auorizan rechazar oferta

N° 72.362 Fecha: 17-IX-2014

Se ha dirigido a esta Contraloría General don Juan Carlos Castillo Céspedes, en representación de Comercial Juan Castillo E.I.R.L., reclamando respecto de ciertas actuaciones, a su juicio irregulares, verificadas en la licitación pública convocada por la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana para la adquisición de materiales de oficina y útiles de aseo, ID 1477-1-LP14.

En particular, reclama que la empresa que representa quedó fuera de ese proceso por no presentar supuestamente la boleta de garantía de seriedad de la oferta ni acompañar debidamente firmados determinados anexos exigidos por las bases.

Requerido su informe, la aludida corporación expone que “se constató que, no correspondía descartar la oferta del reclamante por la causal invocada de la falta de presentación de la boleta de garantía, dado que ésta, en efecto, se presentó dentro de plazo y cumpliendo con las formalidades especificadas en las respectivas bases que regulan la licitación. Dado este error se procedió a reevaluar nuevamente la licitación, reforzándose el hecho que efectivamente la oferta estaba fuera de bases por el incumplimiento de lo señalado en el Número 4 de las bases respecto de las instrucciones para la presentación de las ofertas en lo específico no adjuntar los anexos firmados a través del portal www.mercadopublico.cl”.

En relación con la materia, se debe tener en cuenta que el artículo 10 de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, consagra el principio de estricta sujeción a las bases administrativas y técnicas a que deben estar sometidos tanto la entidad licitante como los oferentes en una licitación.

Por su parte, el artículo 9° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dispone que todo procedimiento concursal debe regirse por el principio de libre concurrencia de los oferentes al llamado administrativo.

Además, el artículo 13 de la ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, reconoce el principio de no formalización, conforme al cual “El procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares”. Por tal motivo, agrega su inciso segundo que “El vicio de procedimiento o de forma sólo afecta la validez del acto administrativo cuando recae en algún requisito esencial del mismo, sea por su naturaleza o por mandato del ordenamiento jurídico y genera perjuicio al interesado”.

En el mismo sentido, el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, en su artículo 20, inciso final, prescribe que la entidad licitante debe evitar hacer exigencias meramente formales como parte de las condiciones de una licitación.

A su vez, las bases administrativas de la propuesta de que se trata, aprobadas por la resolución exenta N° 2.381, de 2013, de la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana establecen en su N° 4, “Antecedentes para incluir en la oferta”, en los párrafos “Antecedentes Administrativos”, “Antecedentes Técnicos” y “Antecedentes Económicos”, que los oferentes debían acompañar los anexos N°s. 1, 2 y 3 respectivamente.

Por su parte, el mencionado pliego de condiciones en el recién indicado numeral, párrafo “Instrucciones para presentación de ofertas”, prescribe la obligatoriedad de la presentación de los antecedentes solicitados, debiendo completar la información en los términos requeridos, precisando que dicha entidad se reserva el derecho a “descalificar y/o desestimar las ofertas o evaluar con calificaciones mínimas, según corresponda, al no contar con la totalidad de la información solicitada en las bases”. Con todo, agrega que para ello se considerará lo dispuesto en el dictamen N° 42.621, de 2007, de esta Contraloría General.

En dicho pronunciamiento -cuyo criterio fue reafirmado, entre otros, en los dictámenes N°s. 48.488, de 2011, y 79.294, de 2013- se señaló que el aludido principio de libre concurrencia de los participantes busca considerar las propuestas de todos los oferentes que han cumplido con el pliego de condiciones, evitando que por errores sin trascendencia y no esenciales, queden fuera del concurso, atendido que mientras más numerosas sean las ofertas válidas que concurran a una licitación, mayor es el ámbito de acción de la Administración para elegir la propuesta más satisfactoria al interés público.

Asimismo y en concordancia con lo previsto en el citado artículo 13 de la ley N° 19.880, a través del reseñado dictamen N° 42.621, de 2007, este Organismo Fiscalizador precisó que la inobservancia de las formalidades producirá la ineficacia de la propuesta de un oferente sólo en la medida en que se constate que realmente la omisión tipificada cause desmedro a los derechos del Estado, reste transparencia al proceso o rompa el principio de igualdad de los licitantes en forma que la conducta infractora privilegie a uno de ellos en perjuicio de los demás, esto es, signifique una ventaja indebida a su favor.

Ahora bien, en la especie, es menester manifestar que la omisión esgrimida, en definitiva, por la indicada repartición pública como causal para no evaluar la oferta presentada por la antedicha empresa, consistente en la presentación de determinados anexos exigidos por las bases sin la firma del oferente, reviste un carácter formal y no constituye un error esencial que afecte la validez de la oferta, pues no guarda relación con aspectos objeto de evaluación.

De este modo, considerando la normativa y principios citados precedentemente y reconocidos de manera expresa por las bases administrativas de la propuesta pública correspondiente, la empresa recurrente no debió ser marginada de ese proceso, debiendo ponderarse la procedencia de instruir un procedimiento disciplinario destinado a establecer las eventuales responsabilidades administrativas que pudieron originarse por esa actuación, informando a esta Contraloría General al respecto en un plazo de 15 días de recepcionado este oficio.

No obstante, es necesario hacer presente que, en este caso, consultado el Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, se ha constatado que el aludido servicio ha celebrado el respectivo contrato con el adjudicatario, emitiendo una serie de órdenes de compra dirigidas a la contraparte, generándose respecto de esta última una situación jurídica consolidada, -sobre la base de la confianza en la actuación legítima de la Administración-, de manera tal que las consecuencias de invalidar la licitación de que se trata no podrían afectarle por revestir la calidad de tercero de buena fe, lo cual se encuentra en concordancia con lo indicado en los dictámenes N°s. 16.776; 31.412 y 52.504, todos del 2013.

Con todo, es necesario hacer presente que no consta en la especie el respectivo acto administrativo que sancione el indicado contrato de adquisición, en conformidad con el artículo 3° de la ley N° 19.880, que dispone que las decisiones que adopta la Administración deben expresarse en decretos o resoluciones, por lo cual la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana deberá regularizar tal circunstancia.

Transcríbase al interesado y a la Unidad de Seguimiento de la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General.

Saluda atentamente a Ud.


Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República